Положение о защите персональных данных в Ассоциации «Саморегулируемая организация «Строители Чувашии»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Ассоциации«Саморегулируемая организация «Строители Чувашии»
_______________А. Ф. Андреев
«01» апреля 2015 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
о защите персональных данных в Ассоциации «Саморегулируемая организация «Строители Чувашии»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение о защите персональных данных в Ассоциации «Саморегулируемая организация «Строители Чувашии» (далее - Положение) разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации», постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
1.2. Цель разработки настоящего Положения – определение правил обработки персональных данных, устанавливающих процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, определение для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Ассоциации «Саморегулируемая организация «Строители Чувашии» (далее – Организация), сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований, а также установление ответственности должностных лиц Организации, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных и (или) имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований законодательства Российской Федерации в сфере обработки и защиты персональных данных.
1.3. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором Организации и действует бессрочно до замены его новым Положением или до наступления иных случаев, предусмотренных законодательством.
1.4. Настоящее Положение является обязательным для исполнения всеми сотрудниками Организации, непосредственно осуществляющими обработку персональных данных и (или) имеющими доступ к персональным данным субъектов персональных данных. Все сотрудники Организации, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных и (или) имеющие доступ к персональным данным, должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.
1.5. Настоящее Положение подлежит корректировке при изменении законодательных и нормативно-правовых актов, по рекомендациям надзорных органов, по результатам проверок в рамках государственного контроля (надзора).
1.6. Ответственность за актуализацию настоящего Положения и текущий контроль над выполнением норм настоящего Положения возлагается на ответственного за организацию обработки персональных данных, назначенного приказом Организации.
1.7. Организация учитывает требования настоящего Положения при разработке и утверждении любых внутренних документов Организации, связанных с обработкой персональных данных.
1.8. В настоящем Положении используются следующие понятия, термины и сокращения:
Персональные данные (ПДн) – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.
Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Обработка персональных данных без использования средств автоматизации (неавтоматизированная) – обработка (использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных), содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы персональных данных, осуществляемая при непосредственном участии человека.
Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

2. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Общие требования при обработке персональных данных
2.1.1. Сотрудники Организации при обработке персональных данных гражданина Российской Федерации обязаны соблюдать следующие общие требования:
обработка персональных данных в Организации осуществляется в целях выполнения требований трудового законодательства Российской Федерации, оформления договорных отношений в соответствии с законодательством Российской Федерации, организации вступления в члены Организации;
при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных, сотрудники Организации должны руководствоваться Гражданским кодексом Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Градостроительным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О саморегулируемых организациях» и иными федеральными законами;
обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни не допускается;
Организация не обрабатывает биометрические персональные данные. Сканирование фотографий в документах, идентифицирующих личность субъектов персональных данных (например, в паспортах), в Организации не осуществляется. Передаваемые в рамках трудового законодательства, а также в рамках договоров, копии паспортов субъектов персональных данных, не используются в целях идентификации личности. В случае если обработка биометрических персональных данных субъекта персональных данных Организации необходима по действующему законодательству или для осуществления деятельности Организации, то такая обработка осуществляется с письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
в целях информационного обеспечения могут создаваться общедоступные источники персональных данных. В общедоступные источники персональных данных с письменного согласия сотрудника могут включаться его фамилия, имя, отчество, должность, номер контактного телефона и иные данные. Сведения о сотруднике Организации должны быть в любое время исключены из общедоступных источников персональных данных по запросу сотрудника либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов;
обработка персональных данных в Организации осуществляется только специально уполномоченными лицами, перечень которых утверждается приказом Организации, при этом указанные в приказе сотрудники должны иметь право получать только те персональные данные субъекта, которые необходимы для выполнения непосредственных должностных обязанностей;
сотрудники Организации, осуществляющие обработку персональных данных, должны быть проинформированы о факте такой обработки, об особенностях и правилах такой обработки, установленных нормативно-правовыми актами и внутренними документами Организации, об ответственности за разглашение конфиденциальной информации, к которой относится в том числе информация, содержащая персональные данные;
в рамках информирования сотрудников Организации о факте обработки персональных данных, Организация обязывает сотрудников самостоятельно изучать и соблюдать внутренние нормативные документы, регламентирующие как общий порядок работы с персональными данными, так и специальные нормы, касающиеся совершения отдельных действий, связанных с обработкой персональных данных субъектов персональных данных Организации.
2.2. Состав персональных данных
2.2.1. Организации обрабатываются персональные данные следующих субъектов персональных данных:
работников Организации;
близких родственников работников Организации, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований трудового законодательства Российской Федерации;
граждан, состоящих в гражданско-правовых отношениях с Организацией;
индивидуальных предпринимателей – членов Организации и их работников;
сотрудников юридических лиц – членов Организации.
2.2.2. К персональным данным работников Организации относятся следующие сведения:
ФИО;
дата рождения;
пол;
гражданство;
адрес регистрации, проживания;
контактные телефоны;
данные документа, удостоверяющего личность;
ИНН;
СНИЛС;
характер, вид работы;
табельный номер;
сведения об образовании;
сведения о владении иностранными языками;
профессия;
стаж работы;
состояние в браке;
сведения о воинском учете;
сведения о приеме на работу и переводах на другие должности;
сведения об аттестации;
сведения о повышении квалификации;
сведения о профессиональной переподготовке;
сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;
сведения об отпусках;
сведения о социальных льготах, на которые сотрудник имеет право в соответствии с законодательством;
сведения об увольнении;
информация о доходах, выплатах и удержаниях;
фотография;
иные данные, необходимые в целях выполнения требований трудового законодательства Российской Федерации.
2.2.3. К общедоступным персональным данным работников Организации относятся следующие сведения:
ФИО;
должность;
контактный телефон.
2.2.4. К персональным данным близких родственников работников Организации, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований трудового законодательства Российской Федерации, относятся следующие сведения:
ФИО;
дата рождения;
степень родства;
иные данные, необходимые в целях выполнения требований трудового законодательства Российской Федерации.
2.2.4. К персональным данным граждан, состоящих в гражданско-правовых отношениях с Организацией, относятся следующие сведения:
ФИО;
адрес;
данные документа, удостоверяющего личность;
ИНН;
СНИЛС;
номер счета;
банковские реквизиты;
сумма к зачислению.
2.2.5. К персональным данным индивидуальных предпринимателей – членов Организации и их работников относятся следующие сведения:
ФИО;
должность;
адрес;
ИНН;
контактные телефоны;
сведения об образовании, квалификации;
сведения о повышении квалификации;
сведения о стаже работы;
иные данные, необходимые в целях вступления в члены Ассоциации «Саморегулируемая организация «Строители Чувашии».
2.2.6. К персональным данным сотрудников юридических лиц – членов Организации относятся следующие сведения:
наименование организации;
ФИО;
должность;
адрес;
контактные телефоны;
ИНН;
сведения об образовании, квалификации;
сведения о повышении квалификации;
сведения о стаже работы;
иные данные, необходимые в целях вступления в члены Ассоциации «Саморегулируемая организация «Строители Чувашии».
2.3. Получение персональных данных
2.3.1. Все персональные данные следует получать непосредственно от субъекта персональных данных. Субъект самостоятельно принимает решение о предоставлении своих персональных данных, и дает согласие на их обработку Организацией. В случае если Организация получает персональные данные субъектов персональных данных от третьих лиц, получающих персональные данные у субъектов, в соответствие с ч. 4 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных», Организация не обязана получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
2.3.2. Если персональные данные получены не от субъекта персональных данных и их обработка не поручена Организации, Организация до начала обработки таких персональных данных обязана предоставить субъекту персональных данных следующую информацию: наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя; цель обработки персональных данных и ее правовое основание; предполагаемые пользователи персональных данных; установленные Федеральным законом «О персональных данных» права субъекта персональных данных; источник получения персональных данных. Форма уведомления о получении персональных данных от третьих лиц представлена в Приложении 1 к настоящему Положению.
2.3.3. Организация освобождается от обязанности предоставить субъекту персональных данных указанные сведения в случаях, если:
субъект персональных данных Организации уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных соответствующим оператором;
персональные данные получены Организацией на основании федерального закона или в связи с исполнением договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных Организации;
персональные данные сделаны общедоступными субъектом персональных данных Организации или получены из общедоступного источника;
Организация осуществляет обработку персональных данных для статистических или иных исследовательских целей, если при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных Организации.
2.3.4. Обработка персональных субъектов персональных данных Организации осуществляется с их согласия на обработку их персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных ст. 6 Федерального закона «О персональных данных». Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его законным представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме, если иное не установлено федеральным законом. В случае получения согласия на обработку персональных данных от представителя субъекта персональных данных, полномочия данного представителя проверяются Организацией. Форма согласия может быть в письменной или иной форме, предусмотренной действующим законодательством. При недееспособности субъекта персональных данных письменное согласие на обработку его данных дает его законный представитель. Организация обязана иметь доказательство получения согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных (в том случае, если такое согласие является необходимым).
2.3.5. В случаях, предусмотренных ч. 4 ст. 9 Федерального закона «О персональных данных», обработка персональных данных осуществляется только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных. Письменное согласие субъекта на обработку его персональных данных должно включать в себя:
фамилию, имя, отчество, адрес субъекта, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
фамилию, имя отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);
наименование и адрес Организации;
цель обработки персональных данных;
перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта;
наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Организации, если обработка будет поручена такому лицу;
перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых Организацией способов обработки персональных данных;
срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва;
подпись субъекта персональных данных.
2.3.6. В соответствии с п.5 ч.1 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных» для осуществления обработки персональных данных работников Организации не требуется получать согласие субъектов на обработку их данных. Исключение составляет согласие на поручение обработки персональных данных третьим лицам и согласие считать определенные персональные данные общедоступными. Согласие на поручение обработки персональных данных третьим лицам и согласие считать определенные персональные данные общедоступными представлено в Приложении № 2 (п.1) к настоящему Положению.
2.3.7. Для осуществления обработки персональных данных близких родственников, персональные данные которых необходимы в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, согласие не требуется в соответствии с п.2 ч.1 ст.6 Федерального закона «О персональных данных».
2.3.8. В соответствии с п.5 ч.1 ст. 6 Федерального закона «О персональных данных» для осуществления обработки персональных данных граждан, состоящих в гражданско-правовых отношениях с Организацией, Организации не требуется получать согласие субъектов на обработку их данных. Исключение составляет согласие на поручение обработки персональных данных третьим лицам. Согласие субъекта персональных данных на поручение обработки персональных данных третьим лицам представлено в Приложении № 2 (п.2) к настоящему Положению.
2.3.9. Для осуществления обработки персональных данных индивидуальных предпринимателей – членов Организации и их работников, сотрудников юридических лиц – членов Организации согласие не требуется в соответствии с п.2 ч.1 ст.6 Федерального закона «О персональных данных». Типовая форма согласия на обработку персональных данных представлена в Приложении № 2 (п.3) к настоящему Положению.
2.3.10. Передача персональных данных субъектов персональных данных Организации третьим лицам (включая надзорные, правоохранительные органы) возможна только в случаях, прямо предусмотренных законодательными и нормативными актами, либо в случае согласия субъекта персональных данных. В случае если обязанность либо возможность предоставления имеющихся в распоряжении Организации персональных данных иным лицам (включая органы государственной и муниципальной власти) установлена законодательством, Организация обязана предоставить указанные данные в составе, виде и сроки, указанные в законодательных или нормативных актах. Если обязанность предоставления персональных данных фиксируется соответствующим запросом (ходатайством) уполномоченного лица, запрос подлежит обязательной проверке в целях контроля над обоснованностью предоставления запроса. При обоснованности подобного запроса Организация формирует ответ на запрос. При необоснованности запроса Организация направляет отправителю запроса письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных. При передаче персональных данных третьим лицам Организация обязана уведомлять лиц, получивших персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждение того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные, обязаны соблюдать их конфиденциальность и безопасность. Данное требование не распространяется на обмен персональными данными в порядке, установленном законодательством.
2.3.11. Согласие на обработку персональных данных может быть отозвано субъектом персональных данных при условии, что подобная процедура не нарушает требований законодательства Российской Федерации. Форма отзыва согласия на обработку персональных данных представлена в Приложении № 3 к настоящему Положению. В случае отзыва субъектом персональных данных Организации согласия на обработку персональных данных Организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в пп. 2-11 ч. 1 ст. 6, ч. 2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 Федерального закона «О персональных данных».
2.3.12. В соответствии с пп. 2-11 ч. 1 ст. 6, ч. 4 ст. 6, ч.2 ст. 10 и ч. 2 ст. 11 Федерального закона «О персональных данных» обработка персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных.
2.3.13. Трансграничная передача персональных данных должна осуществляться исключительно с письменного согласия субъекта персональных данных. Трансграничная передача персональных данных в Организации не осуществляется.
2.4. Порядок обработки персональных данных с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации
2.4.1. Обработка персональных данных в Организации может проводиться с использованием средств автоматизации (информационных систем) и без таковых. Конкретный способ обработки персональных данных определяется на основании процедур использования данных, определенных внутренними документами Организации.
2.4.2. Перечень информационных систем, в которых обрабатываются персональные данные, уровень защищенности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, требования по обеспечению безопасности обрабатываемых в них персональных данных субъектов персональных данных Организации описаны в отдельных нормативных актах Организации.
2.4.3. Контроль за соответствием обработки персональных данных заявленным целям возлагается на ответственного за организацию обработки персональных данных в Организации, и на руководителей подразделений, в которых осуществляется обработка персональных данных.
2.4.4. Исключительно автоматизированная обработка персональных данных в Организации не осуществляется. Во всех процессах обработки персональных данных субъектов персональных данных с использованием средств автоматизации принимают участие ответственные сотрудники Организации.
2.4.5. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации (далее – неавтоматизированная обработка персональных данных) может осуществляться в виде документов на бумажных носителях и в электронном виде (файлы, базы данных) на электронных носителях информации.
2.4.6. При неавтоматизированной обработке персональных данных на бумажных носителях:
не допускается фиксация на одном бумажном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы;
персональные данные должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных бумажных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков);
документы, содержащие персональные данные, формируются в дела в зависимости от цели обработки персональных данных;
дела с документами, содержащими персональные данные, должны иметь внутренние описи документов с указанием цели обработки и категории персональных данных.
2.4.7. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовые формы), должны соблюдаться следующие условия:
типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели неавтоматизированной обработки персональных данных, имя (наименование) и адрес оператора и лиц, которым оператором поручена обработка персональных данных, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на неавтоматизированную обработку персональных данных - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;
типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.
2.4.8. При несовместимости целей неавтоматизированной обработки персональных данных, зафиксированных на одном электронном носителе, если электронный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:
при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных, осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;
при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.
2.4.9. Документы и внешние электронные носители информации, содержащие персональные данные, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их сохранность.
2.4.10. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).
2.5. Доступ к персональным данным
2.5.1. Перечень сотрудников, осуществляющих обработку персональных данных, как в бумажном, так и в электронном виде и (или) имеющих доступ к персональным данным, утверждается приказом Организации. При этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные субъектов, которые необходимы для выполнения непосредственных должностных обязанностей.
2.5.2. Процедура оформления доступа сотрудников к персональным данным включает в себя:
ознакомление сотрудников с настоящим Положением, инструкцией пользователя информационных систем персональных данных и другими нормативными актами, регулирующими обработку и защиту персональных данных в Организации, под роспись;
подписание сотрудником Организации уведомления о факте обработки персональных данных без использования средств автоматизации. Форма уведомления о факте обработки персональных данных без использования средств автоматизации представлена в Приложении № 4 к настоящему Положению;
подписание сотрудником Организации обязательства о соблюдении конфиденциальности персональных данных. Форма обязательства о соблюдении конфиденциальности персональных данных представлена в Приложении № 5 к настоящему Положению.
2.5.3. В случае если Организации оказывают услуги юридические и физические лица на основании заключенных договоров (либо иных оснований) и в силу данных договоров они должны иметь доступ к персональным данным субъектов персональных данных Организации, то соответствующие данные предоставляются Организацией только после подписания с лицами, осуществляющими обработку персональных данных по поручению Организации, соответствующего соглашения, в котором должны быть определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных, и цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со ст. 19 Федерального закона «О персональных данных».
2.6. Обеспечение конфиденциальности персональных данных
2.6.1. Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации.
2.6.2. Организация вправе поручить обработку персональных данных другим юридическим или физическим лицам на основании договора (далее – поручение Организации) с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом «О персональных данных». Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Организации, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных». В поручении Организации должны быть определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться лицом, осуществляющим обработку персональных данных и цели обработки, должна быть установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также должны быть указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона «О персональных данных».
2.6.3. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. В случае если оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет оператор. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, несет ответственность перед оператором.
2.6.4. Необходимость доступа сотрудников Организации к персональным данным субъектов персональных данных, обрабатываемым в Организации, должна быть документально определена в соответствующих должностных инструкциях.
2.6.5. Обработка и защита персональных данных в структурных подразделениях Организации осуществляется в документально определенном порядке, исключающем несанкционированный доступ к персональным данным.
2.6.6. Организацией документально определен перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных. Лица, осуществляющие такую обработку, проинформированы о факте обработки ими персональных данных, об особенностях и правилах осуществления такой обработки, а также об ответственности за нарушение действующего законодательства в области персональных данных. Лица, осуществляющие обработку персональных данных, ознакомлены под роспись с настоящим Положением и подписали обязательство о соблюдении конфиденциальности персональных данных и соблюдении правил обработки персональных данных.
2.6.7. Организацией документально определен перечень помещений, в которых ведется обработка персональных данных, порядок доступа сотрудников в вышеуказанные помещения.
2.6.8. Передача персональных данных между структурными подразделениями Организации осуществляется только между сотрудниками, включенными в перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным.
2.6.9. Сотрудники Организации и иные лица, получающие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законодательством в сфере защиты персональных данных.
2.7. Права и обязанности сторон при обработке персональных данных
2.7.1. Субъекты персональных данных обязаны предоставлять Организации только достоверные, документированные персональные данные и своевременно сообщать об изменении своих персональных данных.
2.7.2. Каждый субъект персональных данных имеет право:
на получение полной информации о своих персональных данных и на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч.8 ст.14 Федерального закона «О персональных данных»;
на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей: подтверждение факта обработки, правовые основания и цель обработки; способы обработки, наименование и место нахождения Организации, сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Организацией или на основании Федерального закона «О персональных данных»; обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен Федеральным законом «О персональных данных»; сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных»; наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Организации, если обработка поручена или будет поручена такому лицу; иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами. Сведения, указанные выше, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его уполномоченного представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его уполномоченного представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Организацией (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Организацией, подпись субъекта персональных данных или его уполномоченного представителя;
обратиться повторно в Организацию или направить повторный запрос в целях получения сведений, указанных выше, и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через 30 (тридцать) дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос должен содержать обоснование направления повторного запроса;
требовать от сотрудников Организации уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
заявить о своем несогласии при отказе сотрудников Организации исключить или исправить персональные данные (в письменной форме с соответствующим обоснованием такого несогласия).
2.7.3. Организация не вправе принуждать субъектов персональных данных к предоставлению персональных данных, однако вправе требовать этого, если подобные обязательства прямо вытекают из договорных отношений с субъектами персональных данных или требований нормативных и законодательных актов. Если сбор персональных данных осуществляется во исполнение требований законодательства, сотрудники Организации, осуществляющие сбор персональных данных обязаны разъяснить субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить персональные данные.
2.7.4. Организация обязана безвозмездно предоставить субъекту персональных данных возможность ознакомления с персональными данными, относящимися к этому субъекту, а также внести в них необходимые изменения при предоставлении субъектом персональных данных или его представителем сведений, подтверждающих, что персональные данные являются неполными, неточными или неактуальными. О внесенных изменениях и предпринятых мерах Организация обязана уведомить субъекта или его представителя и принять разумные меры для уведомления третьих лиц, которым персональные данные этого субъекта были переданы. Форма уведомления представлена в Приложении № 6 к настоящему Положению.
2.7.5. Все обращения субъектов персональных данных по вопросам, касающимся обработки персональных данных, фиксируются в Журнале учета обращений субъектов персональных данных. Форма Журнала представлена в Приложении № 7 к настоящему Положению.
2.7.6. Организация обязана сообщить в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных по запросу этого органа необходимую информацию в течение 30 (тридцати) календарных дней с даты получения такого запроса.
2.8. Передача персональных данных
2.8.1. При передаче персональных данных субъекта сотрудники Организации обязаны соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные субъекта третьей стороне без письменного согласия субъекта, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта, а также в случаях, предусмотренных Гражданским кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами;
предупреждать лица, получающие персональные данные субъектов, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц обеспечения конфиденциальности полученных персональных данных;
не сообщать персональные данные субъекта в коммерческих целях без его письменного согласия;
передавать персональные данные субъекта представителям субъектов в порядке, установленном Гражданским кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными субъекта, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций;
не отвечать на вопросы, связанные с передачей персональных данных субъекта по телефону или факсу, за исключением случаев, связанных с выполнением соответствующими сотрудниками своих непосредственных должностных обязанностей, адресатам в чью компетенцию входит получение такой информации.
2.8.2. В целях обеспечения контроля правомерности использования переданных по запросам персональных данных лицами, их получившими, сведения о лице, направившем запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в их предоставлении, а также состав переданной информации фиксируются в Журнале учета передачи персональных данных. Форма Журнала учета передачи персональных данных представлена в Приложении № 8 к настоящему Положению.
2.9. Хранение персональных данных
2.9.1. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению, либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Хранение персональных данных в Организации может осуществляться на бумажных и машинных носителях, доступ к которым ограничен списком лиц, допущенных к обработке персональных данных.
2.9.2. Все отчуждаемые машинные носители персональных данных подлежат строгому учету. Форма Журнала учета отчуждаемых машинных носителей приведена в Приложении № 9 к настоящему Положению.
2.9.3. Все хранимые или используемые средства защиты информации (далее - СЗИ), эксплуатационная и техническая документация к ним подлежат поэкземплярному учету и выдаются под расписку в Журнале поэкземплярного учета СЗИ, эксплуатационной и технической документации к ним пользователям СЗИ, несущим персональную ответственность за их сохранность. Форма соответствующего Журнала приведена в Приложении № 10 к настоящему Положению.
2.9.4. Хранение персональных данных субъектов должно происходить в порядке, исключающем их утрату или их неправомерное использование.
2.9.5. Персональные данные субъектов, содержащиеся на бумажных носителях и отчуждаемых машинных носителях информации, должны храниться в сейфах или запираемых шкафах, установленных в пределах контролируемых зон Организации, утвержденных приказом Организации. Все хранилища должны быть учтены, и соответствующая запись внесена в Журнал учета хранилищ. Форма соответствующего Журнала приведена в Приложении № 11 к настоящему Положению.
2.9.6. Персональные данные субъектов, содержащиеся на машинных носителях информации могут храниться на автоматизированных рабочих местах и серверах информационных систем персональных данных Организации, установленных в пределах контролируемых зон Организации.
2.10. Архивирование и обезличивание персональных данных
2.10.1. Персональные данные, не используемые в операционной деятельности Организации и цель обработки которых не достигнута, могут быть переведены на архивное хранение с соблюдением всех необходимых требований, предусмотренных Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и иными нормативными актами в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности.
2.10.2. Архивирование персональных данных производится в рамках действующих в Организации систем документооборота и работы с архивными документами с соблюдением принципов, изложенных в настоящем Положении. Обязательным условием архивирования персональных данных является обеспечение их конфиденциальности и безопасности.
2.10.3. Подразделения Организации, хранящие архивные персональные данные на бумажных носителях, обязаны обеспечить ограничение доступа к указанным данным только тех сотрудников, деятельность которых непосредственно связана с обработкой хранимого типа архивных персональных данных. Доступ к архивным персональным данным, хранение которых осуществляется на электронных носителях, должен быть ограничен исходя из требований информационной безопасности, указанных в данном Положении и отдельных локальных нормативных актах Организации.
2.10.4. С целью уменьшения объема персональных данных, подлежащих защите в соответствие с требованиями Федерального закона «О персональных данных», подзаконных актов и методических указаний, а также в целях снижения нагрузки и обременений на Организацию, приводящих к дополнительным затратам без повышения уровня защищенности персональных данных и прав субъектов персональных данных Организации, может быть произведено обезличивание персональных данных субъектов персональных данных Организации. Также обезличивание производится в целях предоставления статистической отчетности, агрегированной информации о деятельности Организации, а также в иных целях, предусмотренных действующим законодательством, например, по достижении целей их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей в соответствии со ст. 5 Федерального закона «О персональных данных».
2.10.5. Обезличенные персональные данные должны представлять собой информацию на бумажном или магнитном носителе, принадлежность которой к конкретному физическому лицу невозможно определить без использования дополнительной информации в силу произведенных при обработке персональных данных действий.
2.10.6. Решение о необходимости и способе обезличивания персональных данных принимает ответственный за организацию обработки персональных данных в Организации.
2.11. Прекращение обработки и уничтожение персональных данных
2.11.1. Уничтожение персональных данных субъектов производится Организацией:
при выявлении неустранимых неправомерных действий с персональными данными;
по достижении целей обработки персональных данных (при условии невозможности обезличивания персональных данных);
при получении от субъекта персональных данных отзыва согласия на обработку персональных данных (при условии, что такой отзыв не противоречит обязанностям Организации продолжать обработку персональных данных в соответствии с действующим законодательством);
по требованию субъекта персональных данных или уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных – если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.
2.11.2. Уничтожению подлежат все требуемые к уничтожению персональные данные, зафиксированные на материальных носителях или хранящихся в информационных системах. Уничтожение персональных данных в информационных системах производится должностным лицом, использовавшим указанные данные. Ответственный за организацию обработки персональных данных, контролирует полноту уничтожения указанных данных в информационных системах Организации.
2.11.3. Если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Организации, то Организация обязана обеспечить их уничтожение в соответствии с данным Положением.
2.11.4. Решение об уничтожении персональных данных принимается руководителем подразделения, ответственного за обработку соответствующих персональных данных, признанных необходимыми к уничтожению. Решение об уничтожении должно быть принято в срок, не превышающий 3 (трех) рабочих дней с даты появления оснований к уничтожению персональных данных. После принятия решения об уничтожении руководитель подразделения, ответственного за обработку персональных данных, обязан уведомить об этом ответственного за организацию обработки персональных данных в Организации, который назначает комиссию по уничтожению персональных данных.
2.11.5. Уничтожение персональных данных производится руководителем подразделения (для данных, хранящихся в электронной форме) либо комиссией по уничтожению персональных данных (для документов на материальных носителях) в срок не превышающий 10 (десяти) рабочих дней с даты выявления неустранимых неправомерных действий с персональными данными, не превышающий 30 (тридцати) календарных дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами, в срок, не превышающий 30 (тридцати) календарных дней с даты поступления от субъекта персональных данных отзыва согласия на обработку его персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между оператором и субъектом персональных данных либо если оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение срока, указанного выше, Организация осуществляет уничтожение или обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем 6 (шесть) месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами. Форма Акта на списание и уничтожение машинных (бумажных) носителей информации представлена в Приложении № 12 к настоящему Положению.
2.11.6. В случае если, согласно имеющейся у Организации информации, персональные данные субъектов персональных данных были направлены третьим лицам, руководитель подразделения, ответственного за обработку соответствующих персональных данных, обязан потребовать у указанных третьих лиц в письменной форме уничтожения персональных данных с изложением оснований для подобного уничтожения.
2.11.7. При необходимости уничтожения персональных данных, являющихся частью материального носителя, содержащего персональные данные, не подлежащие уничтожению, комиссией по уничтожению персональных данных осуществляется вымарывание либо иное физическое удаление данных с условием сохранения данных, не подлежащих уничтожению. Скорректированные подобным образом документы подлежат возврату в соответствующее подразделение.
2.11.8. После уничтожения данных председатель комиссии по уничтожению персональных данных обязан уведомить о данной операции подразделение, передавшее информацию на уничтожение.
2.11.9. При получении информации об уничтожении либо после самостоятельного уничтожения, подразделение, осуществлявшее обработку персональных данных, обязано уведомить о факте уничтожения субъекта персональных данных, в случае если уничтожение произведено по запросу уполномоченного органа по защите персональной информации, указанный орган. Уведомление должно содержать перечень мер, предпринятых Организацией по результатам обнаружения случаев неправомерной обработки персональных данных. Форма уведомления об уничтожении, изменении, прекращении обработки, устранении нарушений, допущенных при обработке персональных данных, представлена в Приложении № 6 к настоящему Положению.
2.11.10. Ответственный за организацию обработки персональных данных в Организации в рамках проверок по направлениям деятельности контролирует своевременность и полноту уничтожения персональных данных руководителями подразделений.

3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
3.1. Организация при обработке персональных данных обязана принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
3.2. Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных, используемых в процессе деятельности Организации.
3.3. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:
определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
учетом машинных носителей персональных данных;
обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
3.4. Основными организационными мерами по защите персональных данных в Организации являются:
определение состава сотрудников, функциональные обязанности которых требуют обработки персональных данных;
обеспечение ознакомления сотрудников с требованиями нормативных актов Организации по защите информации;
обеспечение наличия необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;
организация процесса уничтожения информации;
организация разъяснительной работы с сотрудниками Организации по предупреждению утраты и утечки сведений при работе с конфиденциальными документами, содержащими персональные данные;
разработка комплекта организационно-распорядительных документов Организации, регламентирующих процессы обработки персональных данных.
3.5. В качестве технических мер защиты персональных данных в Организации должны применяться:
антивирусная защита;
межсетевые экраны;
специализированные средства защиты информации от несанкционированного доступа.
3.6. После установки (обновления) программного обеспечения ответственный за обеспечение безопасности персональных данных в информационных системах персональных данных должен произвести требуемые настройки средств управления доступом к компонентам персональных электронных вычислительных машин (далее – ПЭВМ) и проверить работоспособность программного обеспечения и правильность его настройки и произвести соответствующую запись в Журнале учета нештатных ситуаций ПЭВМ, выполнения профилактических работ, установки и модификации программных средств ПЭВМ. Формат записей Журнала учета нештатных ситуаций ИСПДн, выполнения профилактических работ, установки и модификации программных средств ПЭВМ приведен в Приложении № 13 к настоящему Положению.
3.7. Ответственный за обеспечение безопасности персональных данных в информационных системах персональных данных должен проводить периодическое тестирование технических и программных средств защиты и вносить результаты в Журнал периодического тестирования средств защиты информации, форма которого представлена в Приложении № 14 к настоящему Положению, а так же производить проверку электронных журналов и вносить запись в Журнал проверок электронных журналов, форма которого представлена в Приложении № 15 к настоящему Положению.

4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С КОНТРОЛЬНО-НАДЗОРНЫМИ ОРГАНАМИ
4.1. При поступлении запроса от уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) Организация обязана сообщить информацию, необходимую для осуществления деятельности указанного органа, в течение тридцати рабочих дней с даты получения такого запроса.
4.2. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Организация обязана осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Организации) с момента получения указанного запроса на период проверки. В случае выявления неточных персональных данных по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Организация обязана осуществить блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Организации) с момента получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
4.3. В случае подтверждения факта неточности персональных данных Организация на основании сведений, представленных уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, обязана уточнить персональные данные либо обеспечить их уточнение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Организации) в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снять блокирование персональных данных.
4.4. При проведении контрольно-надзорных мероприятий за выполнением требований к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в государственных информационных системах персональных данных, а также в информационных системах персональных данных, эксплуатируемых при осуществлении определенных видов деятельности и не являющихся государственными информационными системами персональных данных (по решению Правительства Российской Федерации с учетом значимости и содержания обрабатываемых персональных данных), осуществляемых федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области обеспечения безопасности (ФСБ России) и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации (ФСТЭК России), представители вышеуказанных контрольно-надзорных органов не имеют права на ознакомление с персональными данными, обрабатываемыми в информационных системах персональных данных.
4.5. При проведении контрольно-надзорных мероприятий за выполнением требований к обеспечению безопасности персональных данных Организация обязана предоставить Журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Форма соответствующего Журнала представлена в Приложении № 16 к настоящему Положению.
4.6. При проведении контрольно-надзорных мероприятий в отношении Организации контрольно-надзорными органами, не осуществляющими контроль и надзор в сфере обработки персональных данных, представители вышеуказанных контрольно-надзорных органов имеют право на доступ к персональным данным только в сфере своей компетенции и в пределах своих полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ, СОДЕРЖАЩЕЙ ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ
5.1. Каждый сотрудник Организации, получающий доступ к информации, содержащей персональные данные, несет персональную ответственность за сохранность конфиденциальности информации.
5.2. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, обрабатываемых Организацией, несут ответственность в порядке, установленном федеральными законами и полную материальную ответственность в случае причинения их действиями ущерба в соответствии с п.7 ст. 243 Трудового кодекса Российской Федерации.